Tendenze
Come sono cambiate le richieste dei comuni sui piani di safety e security delle sagre?
Chi organizza da vent’anni lo dice sempre: la festa è la stessa, la documentazione richiesta non è più quella di dieci anni fa.
La risposta breve alla domanda del titolo è questa: i comuni non chiedono permessi diversi, chiedono di più sul come. Prima bastava una domanda, una planimetria e le dichiarazioni dei fornitori. Oggi la stessa pratica viene accompagnata da un documento che spiega quante persone può contenere l’area, da dove entrano ed escono, chi le controlla, chi presta il primo soccorso e che cosa succede se serve interrompere lo spettacolo.
Il cambiamento non nasce da un capriccio dell’ufficio. Nasce da un filone di circolari e direttive che, dal 2017 in poi, ha chiesto agli enti locali di valutare il rischio di ogni manifestazione in modo esplicito, scritto e verificabile. Il risultato pratico, per una pro loco, è che il piano di sicurezza è diventato un allegato ordinario invece che una richiesta straordinaria.
Da dove nascono le richieste attuali: le circolari del Ministero dell’Interno
Il riferimento che sentite citare a ogni riunione è la circolare del Capo della Polizia del 7 giugno 2017, dedicata alle misure di sicurezza nelle manifestazioni pubbliche. Da lì è partita l’abitudine, negli uffici, di distinguere le misure che riguardano la struttura dell’evento da quelle che riguardano l’ordine pubblico.
L’anno successivo la direttiva del Ministero dell’Interno del 18 luglio 2018 ha rimesso in ordine il quadro, chiedendo un approccio proporzionato: non tutte le manifestazioni richiedono lo stesso apparato, e una festa di paese con qualche centinaio di persone non va trattata come un grande concerto in stadio. È il principio che ancora oggi vi conviene richiamare quando una richiesta vi sembra sproporzionata.
Attenzione però a come lo si dice. La proporzionalità non è un’esenzione: va argomentata con numeri vostri, cioè con la capienza dichiarata, la conformazione dell’area e lo storico delle edizioni precedenti. Le indicazioni operative variano da comune a comune e da prefettura a prefettura, quindi il testo esatto che vale per voi è quello che trovate sul sito del vostro comune o della vostra prefettura.
Safety e security: due piani diversi con responsabilità diverse
La confusione più frequente riguarda proprio queste due parole, che in italiano si tradurrebbero entrambe con sicurezza. Tenerle separate vi risparmia mesi di scambi con l’ufficio.
La safety è la sicurezza tecnica della manifestazione: palchi, tribune, tensostrutture, impianti elettrici, gas, vie di esodo, illuminazione di emergenza, estintori, assistenza sanitaria, antincendio. È il terreno dell’organizzatore e dei suoi tecnici, e si documenta con relazioni, certificazioni e collaudi. Chi ha già letto perché gli articoli 68 e 80 del TULPS decidono se la sagra può aprire riconosce qui il collegamento diretto con il parere di agibilità.
La security è invece la tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica: controlli agli accessi, gestione dei flussi, presidi delle forze dell’ordine, misure contro l’avvicinamento di veicoli. Le decisioni in materia spettano all’autorità di pubblica sicurezza, che le adotta anche in base al contesto generale del periodo.
Regola pratica. Nel fascicolo tenete due sezioni distinte con due indici distinti. Quando l’ufficio chiede un’integrazione, saprete subito se tocca a voi e ai vostri tecnici oppure se la palla è dalla parte del tavolo tecnico.
Capienza, varchi e vie di esodo nelle aree all’aperto
Il calcolo della capienza massima è il numero attorno a cui ruota tutto il resto. Da quel valore discendono la larghezza e il numero dei varchi, la dimensione delle vie di esodo, il numero degli addetti e il livello di assistenza sanitaria richiesto. Se il numero cambia, cambia il piano.
Nelle piazze e nei campi sportivi il calcolo non si improvvisa: si misura la superficie effettivamente utilizzabile dal pubblico, si sottraggono palco, retropalco, stand, cabine elettriche e aree di rispetto, e si applicano i parametri indicati dal tecnico che firma la relazione. Il valore che ne esce va poi dichiarato e, soprattutto, rispettato.
Ed è qui che le richieste sono cambiate davvero: oggi gli uffici non si accontentano del numero sulla carta, chiedono di sapere come lo controllate durante la serata. Conteggio agli ingressi, contapersone, prenotazione dei posti a sedere, chiusura temporanea dei varchi al raggiungimento della soglia sono tutte risposte accettabili, purché una di esse sia scritta nel piano e affidata a qualcuno per nome.
- Superficie utile del pubblico, al netto di strutture e aree di rispetto.
- Capienza massima dichiarata e criterio con cui è stata calcolata.
- Numero, posizione e larghezza dei varchi di ingresso e di uscita.
- Percorsi di esodo, larghezza libera, segnaletica e illuminazione di sicurezza.
- Corridoio riservato ai mezzi di soccorso, sgombro e vigilato per tutta la serata.
- Modalità di conteggio e di blocco degli ingressi al raggiungimento della soglia.
Addetti, steward e assistenza sanitaria: numeri e formazione
La seconda differenza rispetto a dieci anni fa riguarda le persone. Non basta più scrivere che ci saranno dei volontari: serve dire quanti sono, dove stanno, che compito hanno e quale formazione possiedono.
Gli addetti antincendio e i responsabili delle emergenze devono avere una formazione documentabile, e gli attestati vanno allegati o comunque tenuti pronti. Per i servizi di controllo delle attività di intrattenimento la normativa individua requisiti e iscrizione a un elenco prefettizio, e la richiesta di steward qualificati compare sempre più spesso anche per eventi di paese quando il pubblico atteso è consistente.
L’assistenza sanitaria si dimensiona con criteri che tengono conto della capienza, della durata, della tipologia di pubblico e della presenza di somministrazione di alcolici. Il numero di operatori e di mezzi non lo decidete voi: lo indica il servizio di emergenza territoriale competente, sulla base della scheda che gli inviate. Chiedetelo per tempo, perché la disponibilità di ambulanze nei fine settimana estivi è la risorsa che si esaurisce prima.
Che cosa guarda la commissione di vigilanza durante il sopralluogo
Il sopralluogo è il momento in cui il piano smette di essere carta. La commissione comunale o provinciale di vigilanza sui locali di pubblico spettacolo verifica che quello che avete scritto esista davvero in piazza, e lo fa con la planimetria in mano.
| Oggetto della verifica | Documento da avere pronto |
|---|---|
| Palco, tribune e tensostrutture | Relazione di calcolo, dichiarazione di corretto montaggio, collaudo |
| Impianto elettrico e gruppo elettrogeno | Dichiarazione di conformità dell’installatore |
| Cucine e impianto gas | Dichiarazioni degli installatori e schema delle linee |
| Esodo e capienza | Planimetria aggiornata con varchi, percorsi e uscite |
| Presidi antincendio | Elenco degli estintori, verifiche periodiche, nominativi degli addetti |
| Gestione dell’emergenza | Piano di emergenza con ruoli, messaggi e procedura di interruzione |
Il difetto che fa perdere più tempo è quasi sempre lo stesso: la planimetria depositata non corrisponde all’area montata, perché nel frattempo uno stand si è spostato o è stato aggiunto un gonfiabile. La versione della planimetria è un dato da gestire come si gestisce un contratto, e i costi delle correzioni dell’ultimo minuto si vedono bene nell’analisi su quanto costa mettere in regola una sagra e quali voci pesano sul preventivo.
Preparare il fascicolo una volta e aggiornarlo ogni anno
La buona notizia è che il grosso del lavoro si fa una volta sola. L’area è quasi sempre la stessa, il palco è nello stesso punto, i fornitori si ripetono, i volontari formati restano. Rifare tutto da zero ogni primavera è una scelta, non un obbligo.
Il fascicolo riutilizzabile contiene la planimetria in formato modificabile, la relazione sulla capienza, il piano di emergenza con i ruoli assegnati, l’elenco degli addetti con la scadenza degli attestati, le dichiarazioni dei fornitori e la scheda inviata al servizio sanitario. Ogni anno si aggiornano le date, i nomi, le certificazioni scadute e le variazioni dell’area.
Perché funzioni serve un posto solo dove tutto vive, con le scadenze visibili e il nome di chi risponde di ogni voce. È esattamente il ragionamento che portiamo avanti quando spieghiamo se conviene passare dal foglio di calcolo e dalle chat a un gestionale dell’evento: non è una questione di tecnologia, è una questione di memoria collettiva dell’associazione.
In sintesi, le richieste dei comuni sono cambiate nel livello di dettaglio e nella tracciabilità, non nella natura degli adempimenti. Vi chiedono di dimostrare che avete pensato alla capienza, all’esodo, alle persone e all’emergenza, e di lasciarlo scritto. Se preparate il fascicolo una volta e lo tenete vivo, il sopralluogo diventa una conferma invece che un esame.
Questo è il lavoro che EventoInRegola, la lista che tiene in ordine permessi, SIAE, sicurezza e scadenze della sagra, è nato per rendere ripetibile edizione dopo edizione. Se volete vederlo applicato alla vostra manifestazione, scriveteci dal modulo di contatto oppure a jimenezjulien42@gmail.com.
