Per pro loco, comitati festeggiamenti e associazioni
EventoInRegola costruisce il calendario a ritroso della manifestazione e ti dice ogni settimana che cosa presentare, a chi e con quali allegati. Il giorno del sopralluogo il fascicolo dell'evento è già completo, non da ricostruire.
Esempio di lista dell'edizione
Istanza al SUAPpresentata
Permesso SIAEda chiedere
Deroga acusticain attesa
Piano di safetyin bozza
Il problema
Non è la festa a essere improvvisata: è il modo in cui viene annotata. Ecco come va, quasi sempre, in un comitato che lavora bene.
Il presidente della pro loco tiene la manifestazione in tre posti: il gruppo di messaggistica del direttivo, un raccoglitore ad anelli con dentro la pratica dell'anno scorso e la memoria di chi ci sta dentro da vent'anni. Funziona finché non cambia qualcosa: il comune chiede la deroga ai limiti acustici con quindici giorni di anticipo, il service comunica che quest'anno il palco è più alto e serve la verifica di corretto montaggio, il gruppo che suona il sabato manda tre nomi nuovi da mettere sul programma musicale. Ogni novità rimbalza tra le chat e nessuno sa più quale sia l'ultima versione della planimetria.
A tre settimane dall'apertura si scopre che manca il parere che il SUAP aspettava per chiudere l'istruttoria della SCIA. Il tecnico che ha firmato la relazione di anni fa non è più disponibile, la planimetria delle vie di esodo va rifatta perché lo stand gastronomico si è spostato di dieci metri, e la commissione di vigilanza ha fissato il sopralluogo per il giovedì mattina, quando i volontari sono al lavoro e il camion delle strutture deve ancora arrivare. La sagra non è in pericolo per come è stata pensata, ma per come è stata annotata.
La sera dell'ultimo concerto la festa è riuscita, la gente ha ballato, la cassa ha tenuto. Poi arrivano le code: il programma musicale da compilare con i brani davvero eseguiti, il rendiconto della raccolta fondi da chiudere, le fatture del service e dell'ambulanza da abbinare al preventivo, le chiavi del quadro elettrico che qualcuno ha in tasca. A dicembre, quando si comincia a pensare all'edizione successiva, del percorso fatto resta una cartella di foto e qualche foglio piegato dentro il raccoglitore.
Nessuno sa dire, oggi, quale pratica manca davvero
La planimetria delle vie di esodo circola in tre versioni diverse
I documenti dei fornitori arrivano il giorno del montaggio
Il programma musicale si compila a memoria dopo l'evento
La soluzione
EventoInRegola parte dalla data della manifestazione e costruisce il calendario a ritroso: ogni adempimento ha una scadenza propria, un responsabile con nome e cognome e la lista degli allegati che servono per chiuderlo. La SCIA per il pubblico spettacolo, la richiesta di occupazione di suolo pubblico, la deroga ai limiti acustici, il permesso SIAE, la notifica sanitaria dello stand gastronomico e il piano di safety e security smettono di essere sei pratiche separate e diventano una sola lista che si spunta.
Lo strumento parla la lingua di chi organizza: sagra, cartellone, service audio e luci, americana, capienza, varchi, turni di cucina, gettoni, prevendita, sopralluogo della commissione. Non sostituisce il tecnico che firma la relazione né il legale rappresentante che invia la pratica al SUAP, ma fa in modo che quando arrivano al tavolo trovino tutto pronto, aggiornato e nella stessa cartella.
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Indichi giorni di apertura e chiusura, luogo, capienza prevista, tipo di trattenimento e presenza di somministrazione. EventoInRegola genera il calendario a ritroso con le scadenze che hanno tempi di istruttoria più lunghi già messe in evidenza.
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Ogni voce della lista prende un responsabile e uno stato: da preparare, presentata, in attesa di parere, conclusa. I documenti dei fornitori, dalla dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico alle polizze, si caricano nella scheda dell'evento e non nelle chat.
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Autorizzazioni, planimetria, piano di emergenza, elenco degli addetti e documenti tecnici stanno in un unico fascicolo stampabile. Dopo la manifestazione, l'edizione si duplica per l'anno successivo con tutte le scadenze già al posto giusto.
Funzionalità
Ogni riquadro corrisponde a una parte reale del lavoro di un comitato: le pratiche, la musica, la sicurezza, il cibo, le persone e l'archivio dell'anno dopo.
Dalla data di apertura nascono tutte le scadenze intermedie, ordinate per tempo di istruttoria. Le pratiche che rischiano di arrivare tardi si vedono con settimane di anticipo, non il lunedì prima.
Ogni istanza ha la sua scheda con ente destinatario, allegati richiesti, data di invio e stato dell'istruttoria. I pareri di ASL, comando dei vigili del fuoco e polizia locale restano collegati alla pratica che li aspetta.
Registri la richiesta di permesso, i dati del trattenimento e i gruppi in cartellone. Dopo ogni serata il programma musicale si compila con i brani realmente eseguiti, senza ricostruzioni a memoria.
Capienza dichiarata, planimetria dei varchi e delle vie di esodo, piano di emergenza, elenco degli steward e dell'assistenza sanitaria in un unico documento. Si stampa per la commissione di vigilanza in un passaggio.
Dichiarazione di conformità dell'impianto elettrico, verifica di corretto montaggio delle strutture, polizze e contratti del service. Se manca un documento la voce resta rossa fino a quando non arriva.
Cucina, cassa, bar, accoglienza, varchi: ogni turno ha nomi, orari e recapiti. Gli incarichi legati alla sicurezza restano distinti dai turni ordinari e si vedono a colpo d'occhio la sera stessa.
Notifica sanitaria per la somministrazione temporanea, manuale di autocontrollo, attestati dei volontari addetti agli alimenti e schede degli allergeni per il menu della sagra. Tutto legato all'edizione in corso.
A festa chiusa resta un fascicolo completo con pratiche, planimetrie, fornitori e rendiconti. L'edizione successiva si apre come copia, con le scadenze ricalcolate sulle nuove date.
Vantaggi
Non cambia la festa: cambiano le settimane che la preparano e la calma con cui si arriva all'apertura.
Quando la commissione di vigilanza arriva, il fascicolo è già composto: autorizzazioni, planimetria aggiornata, piano di emergenza, elenco degli addetti e documenti degli allestitori. Le prescrizioni si annotano sulla stessa scheda e diventano voci da chiudere prima dell'apertura.
La deroga acustica, il permesso SIAE e l'occupazione di suolo pubblico hanno tempi diversi e nessuno se li ricorda tutti. Il calendario a ritroso li mette in fila e avvisa il responsabile mentre c'è ancora tempo per rimediare.
Chi entra nel comitato l'anno dopo trova l'edizione precedente completa, con le pratiche presentate, i contatti degli uffici e le prescrizioni ricevute. Il sapere della sagra smette di stare solo nella testa di due persone.
Ogni turno ha un nome, un orario e un ruolo, e chi ha un incarico di sicurezza lo sa in anticipo, non alle sette di sera. Le sostituzioni dell'ultimo momento si registrano subito e restano tracciate nel fascicolo.
Prova sociale
Il presidente di una pro loco, il responsabile di un comitato festeggiamenti e chi cura il cartellone di una rassegna estiva: tre modi diversi di usare la stessa lista.
La nostra sagra dura quattro sere e ogni anno ripartivamo dal raccoglitore dell'edizione precedente. Adesso apriamo la copia dell'anno scorso e le scadenze si ricalcolano da sole sulle nuove date. Al sopralluogo abbiamo consegnato il fascicolo stampato senza cercare niente all'ultimo.
Elide Ferraroni Presidente di una pro loco, Vicenza
Il problema non erano le pratiche, era sapere chi le stava seguendo. Ora ogni voce ha un responsabile e uno stato, e in riunione guardiamo la lista invece di rileggere le chat. La deroga per il rumore l'abbiamo chiesta con tre settimane di anticipo, per la prima volta.
Nicola Sartorello Responsabile del comitato festeggiamenti, Alessandria
Con otto date in cartellone i programmi musicali erano il mio incubo di settembre. Adesso li compilo la sera stessa, serata per serata, con la scaletta che mi manda il gruppo. I documenti del service e le polizze stanno nella scheda della data, non in fondo alla posta.
Marilisa Cannizzaro Direttrice artistica di una rassegna estiva, Lecce
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si sceglie in base a quante edizioni seguite e a quanti fornitori dovete coordinare. Ogni piano porta al modulo di contatto con la voce già selezionata.
19euro al mese
Per chi organizza una manifestazione all'anno, con un direttivo piccolo e un solo luogo di svolgimento.
Il più richiesto
39euro al mese
Per chi tiene più serate in cartellone, con stand gastronomico, service e fornitori da coordinare.
79euro al mese
Per enti, consorzi di pro loco e uffici comunali che seguono più manifestazioni in luoghi diversi.
Prezzi al mese, IVA esclusa, senza vincolo di durata: fuori stagione l'abbonamento si può sospendere e il fascicolo delle edizioni chiuse resta scaricabile.
Domande frequenti
Risposte precise su che cosa fa lo strumento, che cosa resta in capo a voi e che cosa resta in capo agli uffici e ai professionisti.
No, e non potrebbe. Le istanze al SUAP, la SCIA per il pubblico spettacolo e le comunicazioni agli enti restano a carico del legale rappresentante o del suo delegato, che le firma e le invia con le proprie credenziali. EventoInRegola prepara il contenuto: scadenze, elenco degli allegati, stato dell'istruttoria e archivio delle ricevute di presentazione. Il lavoro burocratico resta vostro, ma smette di essere una caccia al documento.
Nella scheda della serata registri il tipo di trattenimento, il luogo, la capienza e se l'ingresso è libero o a pagamento, cioè i dati che l'ufficio SIAE chiede per il preventivo. Il permesso ottenuto si allega alla stessa scheda e resta consultabile durante la manifestazione. Dopo il concerto compili il programma musicale con i titoli realmente eseguiti, in genere sulla base della scaletta che consegna il gruppo o il dj. Ricorda che il diritto d'autore gestito dalla SIAE e i diritti connessi di artisti e produttori sono due partite distinte.
Sì, ed è anzi il caso più frequente tra i nostri utenti. Anche una manifestazione contenuta richiede il titolo previsto dall'articolo 68 del TULPS, la verifica delle condizioni di sicurezza secondo l'articolo 80, spesso una relazione tecnica di un professionista abilitato e quasi sempre la deroga ai limiti acustici. Il numero di adempimenti non scende in proporzione al numero di spettatori: cambia solo chi li istruisce e con quali semplificazioni.
No. La relazione tecnica sull'agibilità, i calcoli delle strutture del palco, la valutazione previsionale di impatto acustico e il piano di emergenza restano firmati da professionisti abilitati, e il parere degli enti resta degli enti. EventoInRegola tiene insieme le scadenze, i documenti e i responsabili, in modo che il professionista riceva subito i dati che gli servono e non debba rincorrere il comitato per una planimetria aggiornata.
Puoi dare accesso a chi segue una parte della manifestazione, per esempio il responsabile della cucina, quello del palco o chi cura i rapporti con il comune. Ogni voce del calendario ha un responsabile visibile, così in riunione si guarda una lista sola invece di ricostruire le decisioni dalle chat. Chi entra nel comitato l'anno dopo trova la stessa cartella, con le pratiche già presentate e le prescrizioni ricevute.
La somministrazione temporanea di alimenti e bevande ha una sua fila di adempimenti: la comunicazione o notifica all'autorità sanitaria per l'attività occasionale, il manuale di autocontrollo secondo i principi HACCP previsti dal Regolamento CE 852/2004, la formazione dei volontari addetti e l'informazione sugli allergeni richiesta dal Regolamento UE 1169/2011. EventoInRegola le tiene nella stessa edizione delle pratiche di pubblico spettacolo, perché nella pratica sono la stessa serata.
L'edizione si chiude e diventa un fascicolo consultabile con autorizzazioni, planimetrie, documenti dei fornitori, turni e rendiconti. Puoi scaricarlo in qualsiasi momento, anche se sospendi l'abbonamento fuori stagione. Quando riapri per l'anno successivo, l'edizione si duplica e le scadenze si ricalcolano sulle nuove date: non riparti da un raccoglitore, riparti da quello che avete già fatto.
Rispondiamo in italiano e conosciamo il vocabolario del pubblico spettacolo, quindi possiamo spiegarvi che cosa sia una verifica di corretto montaggio o dove si colloca il parere della commissione di vigilanza nel percorso. Non facciamo consulenza legale né tecnica e non ci sostituiamo agli uffici: quando la domanda riguarda una prescrizione specifica, la risposta corretta arriva dal SUAP, dal comando dei vigili del fuoco o dal professionista che firma.
Dal cartellone
Guide pratiche sugli adempimenti del pubblico spettacolo, scritte con il vocabolario di chi monta il palco e va allo sportello.
Quando serve il permesso SIAE per una sagra, quali dati chiede l'ufficio per il preventivo e come si compila il programma musicale dopo la serata.
Leggi la guida al permesso SIAE
Gli articoli 68 e 80 del TULPS spiegati per le sagre: quando basta la SCIA, quando entra in gioco la commissione di vigilanza e con quali allegati.
Leggi che cosa dice il TULPS
Tutti gli adempimenti di una sagra messi in ordine a ritroso: delibere, istanza al SUAP, suolo pubblico, deroga acustica, SIAE, cibo e sicurezza.
Leggi l'ordine dei permessiContatti
Scriveteci quante serate durerà la festa, dove si svolge, se c'è musica dal vivo e se aprite lo stand gastronomico. Vi rispondiamo indicando come imposteremmo il calendario a ritroso della vostra edizione e, se preferite, ve lo mostriamo dal vivo in una demo sulle date reali.
Leggiamo il messaggio e rispondiamo in italiano, in genere entro due giorni lavorativi. Nella risposta trovate una prima bozza di calendario a ritroso costruita sulle date che ci avete indicato, con le pratiche che hanno i tempi di istruttoria più lunghi già in evidenza.
Preferite la posta elettronica? Scrivete direttamente a jimenezjulien42@gmail.com, indicando le date della manifestazione e il comune in cui si svolge.